• Collects all statistical data for the Station Manager to be able to formulate required reports.
• Responsible for all accounts receivable and payable functions.
• Ensures that all new hires have completed the required paper work, policies and are set up for payroll.
• Ensures that the employee files fall under the Company 8 Pillar compliance, which includes all required.
• Process payroll for location.
• Works with HR to ensure all employees have completed their enrolment for company benefits and coordinates their enrolment through the corporate office.
• Ensures that employees have current ID on file (Valid RAIC, Driver’s Licence, Birth Certificate, Passport or Citizenship or PR Card, SIN Card).
• Coordinates administrative assistance.
• Represent the company in a professional manner.
• Assists the General Manager (or substitute) with financial reports and invoicing.
• Assists local Health & Safety Committee with minute taking and assisting with follow up items.
• Other duties as assigned by a direct or indirect superior manager.
• Responsible for the employee’s uniform stock control in accordance with the station approved budget.
• Uniform orders and follow-up if missing items.
• Ensure professional uniform delivery and communication to all staff (Uniform hours etc.).
• Implement and maintain a hand-in process whenever staff hand in or change uniform.
• Responsible for the control of office equipment and operating supplies. Arrange for repair/maintenance as necessary.
• Manage and coordinate stationary, water and vending machine supplies.
• Responsible for the administration of contracts between the Company and approved company suppliers.
• Responsible for the maintenance of the company premises and annexes by the use of contracted maintenance providers.
• Ensures tasks are performed in accordance with the Company and Airlines specific procedures and policies.
• Required to attend the mandatory training imposed by the Company and Airlines as per job role.
• Booking of hotel and meetings rooms as per request from Station Manager or HR team.
• Provide confidential secretarial and administrative support to the Station Manager, HR team and the team of Operational Managers.
• Assist HR team in document retention and filing according to Menzies Policy, keeping personal files up to date.
• Support the Management team and HR team in communication information towards staff.
• Liaise with the company approved suppliers in regard to any signed agreements between them and Menzies Aviation YUL.
• Other duties as assigned.

• Previous administrative, payroll experience.
• Fluent in English and French
• Ability to communicate verbally and written in English in a clear, concise manner.
• Must be able to treat confidential information as required.
• Proficient in MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook etc.
• Must have and maintain valid Transport Canada Security Clearance.
• Must have valid G or G2 Provincial driver’s license in good standing.
• Must be available and flexible to work variable shifts, weekends and holidays when required.
• Must be at least 18 years of age & legally able to work in Canada.
• Proficient in Federal Labor Code.
• Must be able to lift up to 30 kg when required.
• Able to comply with an administrative working schedule and work extended hours when required.
• Able to manage the working time in a very efficient way in order to finish the tasks in a timely manner.
• Ability to work using own initiative and without supervision.
• Good attention to details.
• Good team player.
• Excellent organization planning and administrative skills
• Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with people at different levels and from different geographical and ethnic cultures.
• Experience of working in a busy, sometimes high pressure environment.
• Experience of dealing with work of a confidential and sensitive nature.

Les principales responsabilités comprennent :

• Recueille toutes les données statistiques pour que le gestionnaire de la station puisse formuler les rapports requis.
• Responsable de toutes les fonctions des comptes débiteurs et créditeurs.
• Sassure que toutes les nouvelles recrues ont rempli les documents requis, les politiques et sont configurées pour la paie.
• Sassure que les dossiers des employés relèvent de la conformité au pilier 8 de lentreprise, qui comprend tout ce qui est requis.
• Traiter la paie pour lemplacement.
• Travaille avec les RH pour sassurer que tous les employés ont terminé leur inscription aux avantages sociaux de lentreprise et coordonne leur inscription par lintermédiaire du siège social.
• Sassure que les employés ont une pièce didentité à jour au dossier (CIZR valide, permis de conduire, certificat de naissance, passeport ou citoyenneté ou carte RP, carte NAS).
• Coordonne lassistance administrative.
• Représenter lentreprise de manière professionnelle.
• Assiste le directeur général (ou son remplaçant) avec les rapports financiers et la facturation.
• Aide le comité local de santé et de sécurité à rédiger des procès-verbaux et à effectuer des suivis.
• Autres tâches assignées par un supérieur hiérarchique direct ou indirect.
• Responsable du contrôle des stocks duniformes de lemployé conformément au budget approuvé de la station.
• Commandes uniformes et suivi si articles manquants. Assurer la livraison et la communication uniformes professionnelles à tout le personnel (horaires uniformes, etc.).
• Mettre en œuvre et maintenir un processus de remise chaque fois que le personnel remet ou change duniforme.
• Responsable du contrôle du matériel de bureau et des fournitures de fonctionnement.
• Organiser la réparation/lentretien si nécessaire. Gérer et coordonner les fournitures de papeterie, deau et de distributeurs automatiques.
• Responsable de ladministration des contrats entre lentreprise et les fournisseurs agréés de lentreprise.
• Responsable de lentretien des locaux et des annexes de lentreprise en faisant appel à des prestataires de maintenance sous contrat. ·
• Sassure que les tâches sont effectuées conformément aux procédures et politiques spécifiques de la société et des compagnies aériennes.
• Nécessaire pour assister à la formation obligatoire imposée par la compagnie et les compagnies aériennes selon le rôle du poste.
• Réservation dhôtel et de salles de réunion à la demande du chef de gare ou de léquipe RH.
• Fournir un soutien administratif et de secrétariat confidentiel au chef descale, à léquipe des RH et à léquipe des responsables opérationnels.
• Aider léquipe des RH à conserver et à classer les documents conformément à la politique de Menzies, en tenant à jour les dossiers personnels.
• Soutenir léquipe de direction et léquipe RH dans la communication dinformations vers le personnel.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs approuvés par lentreprise en ce qui concerne tout accord signé entre eux et Menzies Aviation YUL Autres tâches assignées.

Diplômes et expérience :

• Expérience antérieure en administration, paie.
• Parle couramment langlais et le français Capacité à communiquer verbalement et par écrit en anglais de manière claire et concise.
• Doit être capable de traiter les informations confidentielles au besoin. Maîtrise de MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.
• Doit détenir et maintenir une cote de sécurité valide de Transports Canada.
• Doit détenir un permis de conduire provincial G ou G2 valide en règle.
• Doit être disponible et flexible pour travailler des quarts de travail variables, les fins de semaine et les jours fériés, au besoin.
• Doit être âgé dau moins 18 ans et être légalement capable de travailler au Canada.
• Maîtrise du code fédéral du travail. Doit être capable de soulever jusquà 30 kg au besoin.
• Capable de se conformer à un horaire de travail administratif et de travailler des heures prolongées au besoin.
• Capable de gérer le temps de travail de manière très efficace afin de terminer les tâches en temps opportun.
• Capacité à travailler de sa propre initiative et sans supervision.
• Bonne attention aux détails. Bon joueur déquipe.
• Excellentes compétences en planification organisationnelle et en administration Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de communiquer avec des personnes de différents niveaux et de différentes cultures géographiques et ethniques.
• Expérience de travail dans un environnement occupé, parfois sous haute pression.
• Expérience de la gestion de travaux de nature confidentielle et sensible.